Quadro Kanban online: o que é e como pode ajudar sua empresa? - WHOW

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Quadro Kanban online: o que é e como pode ajudar sua empresa?

Entenda aqui como essa ferramenta pode ajudar a sua empresa, uma vez que auxilia na gestão e na produtividade dos colaboradores

POR Redação Whow! | 06/07/2021 14h44

Está difícil acompanhar os processos e as atividades do seu negócio? Os atrasos são comuns nas entregas? Ou então você até tenta fazer um planejamento, porém manualmente, através de quadros físicos e papéis que sempre se perdem?

O gerenciamento das atividades de um time pode ser um grande desafio para muitas empresas, independente do tamanho. Nesse contexto, algumas ferramentas online atuam otimizando este processo, dando mais tranquilidade ao gestor e/ou dono do negócio, bem como mais agilidade à equipe.  Uma delas é o quadro Kanban online. Continue a leitura deste conteúdo: você irá  descobrir uma forma interessante e simples para acompanhar as tarefas dos seus colaboradores. 

Apresentando o quadro Kanban online

O quadro Kanban online é uma ferramenta, um sistema ou software que foi desenvolvido para auxiliar líderes e gestores no gerenciamento de tarefas de seus colaboradores. 

Digamos que você tem uma loja virtual de roupas, que já conta com alguns funcionários. Usando o Kanban, você pode organizar colunas e, nelas inserir cartões, conforme as atividades que estão sendo realizadas, inserindo metas e prazos para cada uma

Vamos considerar que o processo de vendas é dividido em: receber o pedido, prepará-lo e enviá-lo. No Kanban, você pode listar essas atividades lado a lado, visualizar a evolução das tarefas e avaliar o tempo de entrega ao cliente.  Assim, você poderá corrigir possíveis falhas no processo de forma assertiva. 

Mas, de onde veio o nome Kanban?

Kanban é um método criado pela Toyota

O termo foi criado no Japão pelo engenheiro e diretor da Toyota, Taiichi Ohno, em 1953.  A  técnica nasceu a partir de uma visita de Taiichi à fábrica da Ford, nos Estados Unidos. Lá, ele percebeu que a forma de produção em massa, conhecida como Fordismo, gerava muito desperdício e retrabalho

Para seu negócio, aquele modelo não seria interessante, tendo em vista que o Japão enfrentava um pós-guerra, com escassez de recursos e de matéria-prima. Ainda nos Estados Unidos, conhecendo um pouco a cidade, ficou intrigado ao observar como os supermercados locais realizavam a gestão dos produtos nas prateleiras.

Em síntese, em um deles, ele notou que os produtos eram expostos aos clientes na quantidade e no momento necessárioA partir disso, Ohno e os demais engenheiros da Toyota criaram um método para visualizar todos os passos da produção da fábrica no Japão, em cartões. O kanban significa literalmente registro ou placa visível, ou seja, um cartão de sinalização que controla os fluxos de produção

Inicialmente, o Kanban era aplicado assim na Toyota:

  • os trabalhadores comunicavam as quantidades de materiais em tempo real ao setor responsável, por meio da transferência de uma espécie de cartão físico. 
  • o setor providenciava os materiais ou sinalizava aos fornecedores a necessidade de reposição. Quando recebidos, eram entregues novamente à produção e o ciclo recomeçava. 

Hoje, no lugar de quadros e cartões de papel, o kanban pode ser acessado dos computadores e, até mesmo, dos celulares. Entretanto, a metodologia se popularizou de fato quando David J. Anderson escreveu o livro Kanban: Mudança Evolucionária de Sucesso para seu Negócio de Tecnologia. 

Como utilizar um quadro Kanban online

O quadro Kanban oferece uma visualização clara para acompanhar e monitorar tarefas. Independente da ferramenta, ela terá basicamente três elementos principais: 

  • cartões ou outro modo similar de visualização;
  • listas e colunas;
  • possibilidade de inserir prazos de entregas das atividades.

Quem está começando pode optar por visualizações mais genéricas, com colunas nomeadas como: a fazer, produzindo e concluído. Além disso, dentro de cada coluna, deve-se inserir atividades pertinentes a cada etapa. 

À medida que os gestores e as equipes vão se habituando com o uso do Kanban, novas nomenclaturas mais específicas podem ser adotadas. 

O método do quadro Kanban online pode ser utilizado, inclusive, para gerenciamento das atividades pessoais, como por exemplo o planejamento de uma viagem. 

Como o quadro Kanban pode ajudar sua empresa?

Kanban online: Gestão de tarefas

A principal função do Kanban online é auxiliar no gerenciamento e no controle das tarefas de maneira clara e objetiva. Além disso, pode ajudar no desenvolvimento do trabalho em equipe, caso você opte por deixar o quadro visível para todos os funcionários. 

Afinal, a ferramenta pode estimular a cooperação no time, uma vez que os colaboradores poderão visualizar as tarefas em que os demais estão trabalhando e, consequentemente, ajudar uns aos outros. 

Kanban online: Gestão de projetos

O  Kanban atua oferecendo uma visualização de todas as atividades que estão sendo desenvolvidas, ou seja, do andamento dos projetos da empresa como um todo. Com isso, o gestor conseguirá tomar decisões mais consistentes, alinhadas com o objetivo central do negócio.

Kanban online: Gestão de tempo

Com certeza, você já ouviu as frases “tempo é dinheiro” ou “tempo é ouro”. 

Sim, o tempo é valioso e muitos gestores desperdiçam esse “bem” tentando acompanhar os processos e tarefas da empresa de maneira empírica, sem estabelecer nenhuma metodologia. 

Logo, o Kanban pode ser esse método a ser adotado, por meio do quadro online. Afinal, com ele, não há necessidade de ficar tentando descobrir o que cada um do time está fazendo, pois com apenas alguns cliques o gestor tem a visão de tudo que está ocorrendo.

Kanban online: Gestão de documentos

Você sabia que, em algumas ferramentas que oferecem o quadro Kanban, é possível realizar download e upload de documentos?

Em resumo, as informações importantes e pertinentes do negócio não ficam perdidas, podendo ser armazenadas de uma maneira mais prática, além de segura. Com isso, os colaboradores terão acesso ao material necessário para a realização de suas atividades.

Por onde começar a utilizar o Kanban

Existem no mercado várias ferramentas de Kanban online, que possuem, até mesmo, versões gratuitas. Uma delas é um Trello. Para utilizá-la, basta realizar o cadastro, inserir os membros e todo fluxo de trabalho previamente definido.

Contudo, vale ressaltar que, antes de sair buscando alguma ferramenta de Kanban, é importante que o fluxo de trabalho, processos, atividades e as metas do seu negócio já estejam previamente definidos.  Lembre-se que o Kanban é auxiliar na gestão de equipes, não podendo fazer tudo “sozinho”

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