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Passo a passo da emissão de nota fiscal eletrônica

Utilizada para qualquer transação comercial, a Nota Fiscal Eletrônica, ou apenas NF-e, é um documento fiscal, gerado de maneira digital

POR Redação Whow! | 17/06/2021 12h10

Com o aumento de micro, pequenos e médios empreendedores, a nota fiscal eletrônica tem ganhado cada vez mais espaço no mercado. Assim como a nota fiscal tradicional, a eletrônica também registra os processos do comércio. Assim, a nota fiscal eletrônica é fundamental para o empreendedor, que têm um controle maior sobre qualquer venda e transação realizada pela sua empresa.

Quer saber um pouco mais sobre como funciona a nota fiscal eletrônica e como emiti-la? Então confira esse conteúdo exclusivo que preparamos para você. Boa leitura!

O que é a nota fiscal eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica, ou apenas NF-e, é um documento fiscal, gerado de maneira digital por qualquer empresa que esteja fazendo uma transação comercial. Como a venda de um produto, por exemplo.

A NF-e serve não só para registrar e documentar as transações de venda, ela também tem função de englobar outras operações, como a transferência e entrada de mercadorias, operações de devolução interestaduais. Assim como, comprovar operações de simples remessa. De maneira geral, a nota fiscal eletrônica é um documento em que o Governo garante o recolhimento de impostos da forma correta.

Assim, com exceção do Microempreendedor Individual, todas as empresas devem emitir nota fiscal. Para que não haja nenhum possível problema com a receita federal.

Tipos de nota fiscal eletrônica

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A utilização da NF-e serve para registrar transações comerciais que envolvam produtos físicos. Ela tem a validade jurídica conferida pela assinatura digital do remetente.

Nesse sentido, por ser um arquivo eletrônico, ela contribui para o meio ambiente, e ainda reduz os valores gastos com impressões. Vale destacar, que a emissão da nota fiscal eletrônica é de responsabilidade das Secretarias da Fazenda de cada Estado. Até porque, esse tipo de documento está diretamente relacionado com o recolhimento do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Assim, sempre que realizar alguma venda online, terá a emissão de uma nota fiscal eletrônica, num arquivo XML que o cliente receberá diretamente no seu e-mail. Mas para evitar problemas com a fiscalização durante o transporte do produto, as empresas enviam o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, o Danfe.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Já esta nota fiscal, tem emissão apenas por empresas prestadoras de serviço, que estejam incluídas no recolhimento do Imposto Sobre Serviços (ISS). Algumas características mais gerais da Nota Fiscal de Serviço Eletrônico são:

  • prazo de até 5 dias para cancelar;
  • deve ser guardada por cinco anos, a fim de esclarecimentos para a Receita Federal;
  • são emitidas quando o serviço está completo;
  • apenas um tipo de serviço pode ser registrado.

Por serem de responsabilidade dos municípios, as exigências e regras para este tipo de documento podem variar dependendo do local.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Este tipo de documento nada mais é do que a nota fiscal emitida para o consumidor final. Ou seja, no varejo, é possível substituir o cupom fiscal ou a nota de venda ao consumidor, pela NFC-e. O principal diferencial dessa nota fiscal, é que ela pode ser impressa por qualquer tipo de impressora. Em outras palavras, dispensa o uso de equipamentos específicos.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Já esta documentação, é utilizada especificamente em transporte de mercadorias. Com ela, é possível ter mais agilidade e controle sobre a movimentação de produtos. Dessa forma é uma maneira de acabar com informações distintas ao transportar alguns produtos e suas notas.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

Semelhante ao CT-e, a utilização deste documento se dá durante o transporte interestadual de cargas. Entre outras funções, o MDF-e serve para reunir as informações sobre as mercadorias transportadas num mesmo veículo.

Como emitir uma nota fiscal eletrônica?

Saiba quais notas você deverá emitir

Primeiramente, você deve compreender quais são as notas que você precisa emitir. Recapitulando: A NF-e serve para produtos, a NFS-e para serviços e a NFC-e para vendas no varejo que sejam diretas com o consumidor. Vale ressaltar, que dependendo das funções que a sua empresa exerce, você poderá emitir um ou mais tipos de notas fiscais.

Providencie seu certificado digital

Para garantir a validade jurídica das notas fiscais eletrônicas, você precisa de um certificado digital. Ele funciona como uma espécie de assinatura digital, que possibilita a garantia de autenticidade ao acessar os sistemas do governo. Os certificados digitais são adquiridos através de diversos órgãos, como Caixa Econômica Federal, Serasa, Receita Federal e SERPRO.

Faça seu cadastro no governo (Secretaria Estadual ou Municipal de Fazenda ou Finanças)

Seja qual for a nota fiscal eletrônica que você precisa emitir, é necessário se cadastrar nos órgãos competentes. Dependendo da sua atividade, eles variam entre municipais ou estaduais. Por exemplo, se você precisa emitir a NFS-e, o seu cadastro deve ser feito na prefeitura da sua cidade, mas se precisar emitir uma NF-e, o cadastro se faz na Secretaria da Fazenda do Estado.

Na maioria das vezes, o contrato é feito totalmente online e exige-se apenas o RG e CPF do responsável, e o contrato social da empresa. No entanto, em cada local a legislação varia, então busque informações de como este processo ocorre na sua cidade e estado.

Agora é só emitir suas notas fiscais

Com o certificado digital e o cadastro realizado, você está apto para emitir suas notas fiscais. Basta inserir as informações exigidas pela plataforma que você irá utilizar e pronto. Portanto, as notas fiscais eletrônicas são ferramentas que trazem muitos benefícios para os micro, pequenos e médios empresários. Afinal, elas agilizam diversas tarefas que antes exigiam muita burocracia. Quer conhecer mais ferramentas para a sua empresa? Assine a nossa newsletter e receba conteúdos gratuitos todos os dias.