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Eficiência

Passo a passo: como delegar tarefas de forma prática

Delegar tarefas pode ser um desafio para muitos gestores. Porém, é algo muito importante e que contribui para o crescimento da empresa. Entenda

POR Redação Whow! | 05/07/2021 14h30

Você consegue delegar tarefas sem se sentir angustiado, ou então, sem ficar achando que os resultados não terão a qualidade que você espera?

Para muitos gestores, passar o bastão e acompanhar o desempenho da equipe é um verdadeiro desafio. Por isso, muitos acabam por ficar sobrecarregados com a desculpa de que “se eu não fizer, não sai bem feito”.  Neste contexto, como os colaboradores irão aprender e se desenvolver? Você dá espaço para que isso aconteça?

Em resumo, para nenhuma empresa é interessante a centralização das responsabilidades em uma única pessoa. Além de não ser nem um pouco saudável para a mesma, pode comprometer o crescimento do negócio.  Porém, delegar tarefas realmente não é algo tão simples.  Se você é um líder que tem dificuldades com isso, leia este conteúdo.

Delegar tarefas é um desafio para muitos líderes

Vamos dizer que você tem uma pequena empresa e que, no passado, tinha muitos problemas com seu setor de compras. Era comum no dia a dia do negócio ter insumos a mais ou a menos. Depois de tantos erros, você decide então assumir aquela responsabilidade.

Porém, também eram comuns alguns problemas no seu setor financeiro: pagamentos esquecidos era o principal deles. Por causa disso, você decide então assumir essa nova responsabilidade, a fim de evitar mais estresses.  O resultado disso tudo: você tornou-se sobrecarregado, sem tempo para planejar estrategicamente o futuro do seu negócio, os erros continuaram acontecendo e, para piorar, o estresse tomou conta da sua rotina.

Este exemplo ilustra o dia a dia de muitos micro e pequenos empreendedores. Querendo “controlar” e garantir que tudo vai sair conforme com o esperado, não são poucos os empresários que colocam em risco o futuro da empresa por simplesmente não conseguir delegar tarefas.

Afinal, quando concentradas as atividades mais importantes em uma única pessoa, na ausência desta, o negócio acaba ficando incapaz de progredir.  Falta de confiança nos colaboradores, achar que pode fazer tudo ou que delegar é perda de tempo e retrabalho são alguns dos pensamentos que tornam o dia a dia dos gestores um verdadeiro desafio. 

Contudo, delegar funções pode otimizar seu negócio, além de maior tranquilidade na sua rotina produtiva. 

A importância em delegar de forma eficaz

Delegar tarefas de maneira correta impacta positivamente a produtividade de uma equipe. Afinal, é possível aproveitar as habilidades individuais de cada um, desde que sejam compatíveis com as atividades que eles irão desempenhar. Com isso, os colaboradores poderão aprender com os seus próprios erros e, ao solucionar cada desafio, adquirem mais experiência e confiança no seu trabalho. 

Outro benefício importante da delegação de atividades é o fato do desenvolvimento da autoconfiança nos colaboradores, que também passarão a confiar mais nos líderes.  Por fim, delegar tarefas ajuda a diminuir a carga e as responsabilidades no negócio. Entenda que não é pelo fato de você ser o dono e gestor de uma empresa que você precisa fazer tudo. 

Prepare a sua equipe para que ela cresça e aprenda com você, contribuindo, assim, para o crescimento do negócio.

Como delegar tarefas para a sua equipe

Agora que você já viu o quão importante é delegar tarefas, veja como fazer isso de forma prática.

Conheça os membros do seu time

Você conhece bem a sua equipe? Sabe quais são os pontos fortes e fracos de cada colaborador? Conhecer bem a equipe é algo fundamental para delegar de maneira eficiente as atividades. Dessa forma, é possível alocar tarefas conforme o perfil de cada funcionário, o que é positivo tanto para ele quanto para a empresa. Para isso, considere a qualificação técnica e o perfil comportamental dos colaboradores. 

Comunique com clareza e defina prazos

Aqui está outro desafio dos gestores quando o assunto é delegar tarefas. Para que determinada atividade seja cumprida da maneira esperada, os colaboradores precisam entender não apenas o que deve ser feito, mas o motivo e qual impacto daquilo para o negócio.  Outro ponto interessante está relacionado a determinação dos prazos. Considere, sempre que possível, definir datas intermediárias, com margens para revisão interna, antes de sua finalização.  

Ofereça o suporte necessário  

Um dos papéis do gestor é oferecer os insumos mínimos necessários para que o colaborador realize uma tarefa, bem como suporte para orientação quando solicitado. Sem conhecer todas as ferramentas, ou processos necessários para realizar uma tarefa, o funcionário acaba utilizando um tempo maior para aprender a ferramenta do que para realizar a tarefa em si.  

Por isso, ao delegar, certifique-se do que é preciso para realizar tal atividade e economize tempo, recursos humanos e dinheiro. 

Acompanhe, dê feedbacks e agradeça

Já falamos o quanto é importante que os colaboradores aprendam com seus próprios erros diante de uma tarefa delegada. Todavia, é preciso que eles compreendam o erro e no que precisam melhorar, para que essa evolução aconteça.  Nesse sentido, ofereça feedbacks sempre que achar pertinente. Não é necessário esperar, até mesmo, a conclusão da tarefa.  Não esqueça também de agradecer, de maneira genuína e sincera. Dessa forma, os colaboradores se sentirão valorizados e motivados. 

Delegando tarefas: chegou a hora de passar o bastão

Delegar tarefas não é algo tão simples. E, para os gestores e/ou donos de micro e pequenos negócios que, durante muito tempo, centralizaram atividades em si, pode ser mais difícil virar essa chave. 

A dica é começar aos poucos. Não é do dia para noite que um gestor com este perfil se sentirá confortável e irá confiar nos seus colaboradores. Porém, é preciso sair dessa zona de conforto: mesmo sobrecarregados, para esses líderes, é mais “fácil” ter várias tarefas para cumprir do que confiar em seus funcionários a execução das mesmas. 

Porém, em prol da sua saúde e da saúde da sua empresa, delegue tarefas. 

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