Gestão de compras para pequenas empresas. Saiba mais aqui
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Gestão de compras para pequenas empresas

Entenda neste conteúdo o conceito, a importância e quatro dicas práticas e valiosas para aplicar a estratégia no seu negócio.

POR Redação Whow! | 12/07/2021 13h00 Gestão de compras para pequenas empresas

Falta ou excesso de insumos, compra de matéria-prima por um preço elevado, escassez de bons fornecedores: esses são só alguns problemas que os donos de pequenos negócios enfrentam quando o assunto é gestão de compras. Se você vive essa realidade, leia este conteúdo. Aqui, você entenderá o conceito, a importância e quatro dicas práticas para aplicar essa estratégia na sua empresa. 

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é o conjunto de estratégias que tem o objetivo de reduzir os custos, e manter a qualidade e o equilíbrio dos insumos necessários à produção ou execução de serviços.  

Infelizmente, em várias micro e pequenas empresas, a gestão de compras é realizada de modo empírico. Itens são comprados à medida que acabam, não existe um planejamento, tampouco equilíbrio entre a oferta e demanda.  Contudo, uma boa gestão de compras ajuda na redução dos custos e na manutenção do bom relacionamento com o público. 

A importância da gestão de compras para um negócio

O setor de compras tem impacto em todos os outros setores da empresa. Afinal, ele é um dos grandes responsáveis pela manutenção da atividade de qualquer negócio. 

Um supermercado pode perder clientes para a concorrência quando há falta de produtos; um salão de beleza pode ver as suas clientes indo embora porque não puderam realizar determinado procedimento, em razão da falta de um item no estoque, por exemplo. 

Uma boa gestão de compras ajuda não somente a manter um bom relacionamento com o cliente, como também reduzir os custos. E, uma vez que é realizada uma parceria eficiente com os fornecedores, é possível garantir um preço mais baixo e um abastecimento equilibrado do estoque. 

Veja agora, de uma forma mais específica, quatro dicas importantes para realizar uma boa gestão de compras na sua empresa. 

Dicas de Gestão de compras para pequenas empresas

Gestão de compras: planejamento de compras

Na sua empresa, as compras são realizadas conforme um planejamento prévio ou à medida que os insumos acabam? Se você respondeu a última opção, saiba que a saúde financeira do seu negócio pode estar em risco. Afinal, realizar as compras sem um planejamento pode levar à compra de itens desnecessários e em quantidades desequilibradas. Dessa forma, a melhor opção é estudar a sazonalidade e como está a procura de determinado produto ou execução do serviço.

Imagine uma loja de roupas femininas que vende apenas presencialmente, em uma região. É importante, por exemplo, mapear as estações do ano, e as datas comemorativas que costumam ter eventos e festas, a fim de oferecer peças conforme a demanda sazonal.

Este mapeamento pode ser realizado semestral ou anualmente, com o objetivo de estimar a procura ou não por determinados tipos e estilos de roupas.  Assim, é possível garantir um equilíbrio entre a demanda e a oferta. Além disso, planejando as compras com antecedência, a empresa tem maiores chances de encontrar fornecedores a um preço competitivo, bem como a disponibilidade dos produtos.

Outro ponto interessante é que, com o planejamento, também é possível ter opções de possíveis substituições de produtos. 

Gestão de compras: estoque x  vendas

Não monitorar o estoque é um grave erro para qualquer empresa. 

Dessa forma, acompanhar as saídas do estoque é crucial para garantir uma boa gestão de compras. Com o apoio do planejamento do setor de compras, é possível montar uma estratégia eficiente para a área de estoque. 

Afinal, estoque parado é dinheiro parado, enquanto estoque vazio é caixa vazio. A única maneira de encontrar o equilíbrio é monitorando o fluxo de vendas da empresa. 

Logo, o setor de compras, o estoque e o setor de vendas devem caminhar juntos.

Gestão de compras: fornecedores 

Você costuma realizar cotações para compra de produtos para sua empresa ou adquire à medida que os insumos faltam, com o primeiro fornecedor que encontra?

Realizar cotações, buscar e analisar os fornecedores garante mais chances de conseguir um preço mais baixo, como também produtos de qualidade.

Em resumo, é na hora do planejamento do setor de compras que se deve buscar as melhores cotações, considerando, novamente, a sazonalidade e a demanda.  Além da busca pela disponibilidade de produtos e preço baixo, confiança também deve ser um item a ser analisado na hora da escolha de um fornecedor, tendo em vista que ele é um parceiro importantíssimo para o seu negócio. 

Gestão de compras: sistema de gestão para controle

Controlar as compras e o estoque no caderninho ou em planilhas intermináveis não é o melhor caminho para economizar tempo e dinheiro. E, à medida que a empresa cresce, pode chegar uma hora que ficará praticamente impossível realizar este controle de uma forma manual.

Nesse sentido, a melhor opção é optar por um sistema de gerenciamento de compras e de  estoque que tenha, pelo menos as funções de:

  • controle de entradas e saídas;
  • cadastro e gerenciamento de fornecedores;
  • emissão de nota fiscal eletrônica.

No mercado, existem algumas opções com preços razoáveis para micro e pequenas empresas, na qual é possível pagar um valor fixo da assinatura por mês, considerando as funcionalidades a serem utilizadas.  Conta Azul e Totvs são exemplos de algumas empresas que oferecem sistemas desse tipo

Tenha responsabilidade em sua gestão

Não são poucos os micro e pequenos empresários que têm dificuldades em realizar uma boa gestão de compras. Afinal, geralmente são eles os responsáveis por vários processos importantes do negócio, E, à medida que a empresa cresce, fica difícil gerenciar tantas coisas.

Todavia, não tente fazer tudo sozinho: divida as responsabilidades com o seu time, delegue funções e monitore. Assim, fica mais fácil garantir a qualidade e a organização, não somente do setor de compras, como também da empresa como um todo. Gostou do conteúdo? Se a resposta for sim, assine agora gratuitamente a nossa newsletter! Todos os dias, produzimos artigos interessantes sobre empreendedorismo, mercado, gestão e tecnologia!