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Escritório Virtual: vale a pena ter um?

Com a possibilidade de trabalhar remotamente, os escritórios virtuais crescem cada vez mais no mercado

POR Redação Whow! | 21/06/2021 17h14

A era digital chegou com tudo! Seja qual for o segmento do seu negócio, é muito provável que você já tenha se adaptado ao mundo virtual. Nesse sentido, com o intuito de facilitar o fluxo de trabalho, o escritório virtual ganha cada vez mais espaço no mercado.

Se você está com receio de adotar este tipo de inovação na sua empresa, continue a leitura e confira os diversos benefícios que esses escritórios podem trazer ao seu negócio.

O que são escritórios virtuais?

Como o próprio nome diz, o escritório virtual nada mais é do que um escritório que funciona no meio digital. Dessa forma, a empresa trabalha quase que 100% online, mas ainda tem um endereço físico para os trâmites que exigem questões presenciais. Assim, você tem o melhor dos dois mundos: a estrutura de um escritório físico e a liberdade de gastos desnecessários.

Como funciona um escritório virtual?

No caso do escritório virtual, o processo para contratação é diferente para cada empresa. Dessa forma, pode acontecer com a migração de um negócio físico, para o meio online. Ou pode ser virtual desde o nascimento da empresa. No procedimento para abrir uma empresa, será necessário apresentar documentos que comprovem o escritório virtual, como contrato de locação, IPTU, entre outros. As documentações podem variar dependendo da cidade, pois cada município têm suas exigências.

Você deve estar se perguntando: mas e se eu precisar de um comprovante de endereço em nome da minha empresa? Bom, como você não terá contas de luz, água ou internet, é importante guardar  a documentação gerada na hora da contratação do escritório. Pois lá terá todas as informações necessárias para ligar o contratante ao escritório. Na maioria das vezes, esses papéis já são suficientes para situações que necessitem  comprovantes.

O que os escritórios virtuais oferecem?

Um escritório virtual tem particularidades específicas para alguns tipos de empresas. Vale lembrar que oferecem gerenciamento de correspondência, atendimento telefônico em nome da empresa e utilização de salas de reunião, entre outros.  Ou seja, geralmente as empresas que disponibilizam escritórios virtuais disponibilizam uma equipe de profissionais especializada. Como por exemplo, telefonista, recepcionista e motoboys.

Nesse sentido, quando o escritório recebe uma correspondência, na maioria das vezes permite a opção do contratante retirar direto no local, recebê-la digitalizada ou de forma física em sua casa. Sob o mesmo ponto de vista, para utilizar uma das salas de reunião é necessário realizar um agendamento prévio. E no caso dos telefonemas, a telefonista poderá atender o cliente em nome da empresa. Cada escritório virtual tem uma forma de trabalhar e cobra um valor específico por cada tipo de serviço. Caso você tenha interesse neste tipo de negócio, pesquise até achar o melhor para sua empresa.

Escritório virtual para micro e pequenas empresas

Muitos micro e pequenos empreendedores precisam marcar reuniões com parceiros, clientes e/ou com sua equipe frequentemente. Para estes casos, um escritório virtual pode ser uma opção muito vantajosa, uma vez que o local disponibiliza diversas facilidades e serviços para o empreendedor.

Além disso, no caso dos escritórios virtuais como coworkings, é muito provável que a sua empresa passe a conhecer outras empresas. Assim, podem nascer diversas parcerias de negócio, de maneira orgânica.  Caso você não tenha condições de custear esses escritórios periodicamente, saiba que uma das grandes vantagens desse tipo de negócio é que eles permitem contrato por demanda. Ou seja, você paga quando quiser e  de acordo com a sua necessidade.

Ainda vale ressaltar que alguns escritórios virtuais também proporcionam cooperação através de sua rede de internet,. disponibilizando plataformas de integração para facilitar o trabalho em conjunto. São redes que podem ser acessadas em qualquer local através do site do escritório. Assim, você consegue realizar uma reunião virtual com uma rede segura e integrada, sem necessariamente precisar adquirir novas tecnologias.

Vale a pena contratar um escritório virtual?

Na atual crise que vivemos, é preciso encontrar soluções alternativas para economizar e ainda continuar produtivo. Em conjunto a isso, novas possibilidades vêm aparecendo, como por exemplo o home office, o coworking e os escritórios virtuais.

Afinal, ao ter um escritório físico e próprio, provavelmente você terá muitos gastos. Até porque, você vai desejar uma boa localização para receber seus clientes. Além disso, ainda tem os custos do condomínio, aluguel, contas de luz, internet e telefone, IPTU, limpeza, etc.

Além destes custos básicos, é preciso deixar sua sala bonita e agradável para receber funcionários, fornecedores e clientes. Portanto, será preciso investir em móveis, computadores, telefones, entre outros. São investimentos caros e que podem atrapalhar o seu negócio.

Já nos escritórios virtuais, todos esses gastos são reduzidos, ou até desaparecem. Visto que, geralmente, só é cobrada uma taxa mensal, ou pontual, e o espaço entrega tudo que for necessário para a sua demanda. Vale destacar, que nesse tipo de escritório, o empreendedor não precisa investir na infraestrutura do local. Ou seja, diminui muito o gasto de manutenção da empresa.

Credibilidade na apresentação da sua empresa

Optar por um escritório virtual com boa infraestrutura pode significar mais do que apenas menos custos para a sua empresa. Ter um local bem estruturado, com salas de reunião, cafeteria, boa decoração e ainda profissionais disponíveis para te atender, aumentam muito a credibilidade na hora de apresentar sua empresa ao público.

Uma boa alternativa para PMEs

No momento em que estamos passando, no qual o isolamento social é orientado, os escritórios digitais podem ser uma boa alternativa para muitas empresas. Afinal, você terá uma infraestrutura completa de um ótimo escritório, sem precisar se preocupar com detalhes burocráticos. Além disso, provavelmente terá uma redução nas despesas do seu negócio.

Vale a pena pesquisar quais são os escritórios virtuais disponíveis na sua cidade, e analisar se fazem sentido para o seu negócio. Se você gostou desse conteúdo, e quer receber mais novidades voltadas aos pequenos e médios empreendedores, assine agora mesmo a nossa newsletter gratuitamente!