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Dicas sobre gestão de tempo e produtividade

Entenda aqui como ser mais produtivo e menos ocupado. Veja também 3 dicas importantes para gerir o tempo de forma mais produtiva

POR Redação Whow! | 28/07/2021 13h58

Você nunca tem tempo para nada, vive ocupado, acha que está fazendo muita coisa e sendo produtivo?  Se a sua resposta for sim, saiba que você precisa entender mais sobre gestão de tempo e produtividade. Afinal, trabalhar durante muito tempo pode ser contrário à produtividade e ainda por cima prejudicar a qualidade de vida. 

Neste conteúdo, entenda o que é realmente gestão de tempo e produtividade.

O que é gestão de tempo e qual sua importância?

Manter a concentração por muito tempo, em uma única atividade, é um verdadeiro desafio. Das notificações que chegam no celular até um pensamento aleatório na mente: a nossa atenção é facilmente desviada, e os afazeres acabam atrasando.

Assim, termina-se o dia com a sensação de que o dever não foi cumprido. O mais interessante é que nem sempre sabemos o motivo dos nossos atrasos, bem como a melhor forma de gerenciar tempo e, assim, ganhar em produtividade.

Com o passar dos dias, essa sensação de não finalizar uma tarefa acaba gerando o estresse que, como num ciclo vicioso, atrapalha na execução das atividades.  A gestão do tempo é o nome dado ao conjunto de ações que tem por objetivo controlar o tempo gasto com atividades específicas, a fim de aumentar a eficiência e produtividade. 

Vale ressaltar que, quando falamos em gestão de tempo, o mais importante não é aumentar a quantidade de horas trabalhadas, e sim a qualidade de entrega que é gerada em um intervalo de tempo.  Nesse contexto, o mais importante é conhecer os próprios limites, identificar padrões de comportamento e desenvolver mecanismos para evitar atitudes que atrapalhem no momento de fazer alguma atividade.

Por exemplo, se você trabalha o dia inteiro de frente para o computador, pode silenciar notificações de redes sociais e e-mails. Ou então, se você tem dificuldade para se concentrar com barulho, buscar alternativas de locais mais silenciosos pode ser uma opção.

Em resumo, o primeiro passo para uma boa gestão do tempo e da produtividade é o autoconhecimento.

Auto Conhecimento para gestão de tempo e produtividade

Quanto tempo leva para fazer cada atividade da sua rotina, tanto pessoal quanto profissional?

A melhor pessoa para saber essa resposta é você mesmo. Nesse contexto, é importante conhecer, além do tempo, quais são as condições favoráveis e desfavoráveis na hora de fazer alguma coisa. Nesse contexto, o conhecimento de suas competências cognitivas também é fundamental. 

Assim, se você sabe que, para ter um dia mais produtivo, necessita de 8 horas de sono, programe-se para tal; agora, se é mais complicado para você se concentrar em casa, busque ambientes que não tenham tantas distrações, por exemplo. Esse pensamento vale para todas as outras atividades. 

Em suma, desenvolvendo o autoconhecimento, é possível criar um planejamento estruturado de suas próprias atividades durante o dia, respeitando os seus limites, evitando frustrações e atrasos.

3 Dicas sobre gestão de tempo e produtividade

Defina prioridades

Você saberia dizer quais são as reais prioridades da sua rotina? É muito comum termos pouco tempo e muitos afazeres. Porém, nem tudo é prioridade naquele momento. Por isso, antes de começar a fazer qualquer coisa, pergunte-se o que realmente é relevante ser feito.

Para isso, considere as atividades que, caso não sejam concluídas, podem gerar um impacto negativo na sua rotina, seja ela pessoal ou profissional. Depois, crie a sua lista de prioridades.  Lembre-se de que você não possui a memória perfeita como a de um computador e, por isso, não abra mão de um planner, uma agenda física ou digital.

Organize seu dia

Com base nas suas prioridades e no que foi realizado no dia anterior, organize diariamente a sua rotina, listando tudo que precisa ser feito.  Organizar e planejar o dia, inicialmente, pode parecer um pouco mais complicado. Afinal, pode ser que você ainda não saiba por onde começar ou ainda esteja se habituando a definir prioridades.

Entretanto, é importante repetir este comportamento todos os dias, para que você desenvolva a prática.  Vale lembrar também deixar  um tempo extra para cada atividade, considerando possíveis imprevistos.

Estipule prazos

Defina e cumpra seus próprios prazos para cada atividade. 

Digamos que você precisa realizar determinada tarefa no trabalho, que pode ser entregue em até 48 horas, mas, como prazo pessoal, você pode colocar a meta de finalizá-la em até 36 horas, por exemplo. 

Estipular um tempo máximo para cada atividade é tão importante quanto definir prioridades e organizar o dia. Isso ajuda você a compreender melhor o seu próprio tempo de execução, a fim de otimizá-lo.  

Gerir bem o tempo não é sinônimo de zero falhas

Gerir bem o tempo não significa que sempre você terá tempo disponível ou que nunca irá atrasar uma tarefa. Imprevistos acontecem.

Dessa forma, podem acontecer situações que, por mais que você tenha planejado em detalhes, saiam do seu controle. O que fazer então?

A dica é tentar aproveitar ao máximo aquele dia, ou turno, priorizando apenas o que você consegue fazer naquele momento. O erro de muitas pessoas é tentar “compensar” o tempo perdido de uma forma exagerada.

Digamos que você precisa entregar, diariamente, dois  relatórios. Porém, na segunda-feira, seu carro quebrou e você acabou se atrasando, só conseguindo trabalhar pela tarde e produziu apenas 1 relatório. Contudo, na terça-feira, você decidiu que iria fazer 3 relatórios, sendo os 2 que normalmente precisam ser feitos e mais um que ficou do dia anterior.

Acontece que, na realidade, não é possível produzir três relatórios em um único dia e você sabe disso. O resultado acaba sendo mais um dia de atraso e também de estresse.

A dica em situações de imprevistos como essa é tentar negociar prazos e buscar sempre uma alternativa viável para a conclusão de uma tarefa, que não tire a sua qualidade de vida e que também não atrapalhe o andamento dos processos da empresa.

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