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Descubra a gestão de custos em projetos

No gerenciamento de projetos, a gestão de custos é um dos pontos mais importantes, uma vez que prevê qual será o gasto daquela execução

POR Redação Whow! | 03/08/2021 15h35

Todo empreendedor de sucesso sabe a importância da gestão de custos em projetos. Afinal de contas, é através dessa organização que o gestor consegue definir os próximos passos da empresa. Isso porque administrar os custos de uma empresa costuma ser algo muito delicado. Se você deseja saber como gerir melhor os custos dos seus projetos, confira esse texto exclusivo que preparamos sobre o assunto. Boa leitura!

O que são os custos de um projeto?

A gestão de custos em projetos é a forma de administrar tudo o que a empresa gasta na realização de um projeto, sempre com o intuito de observar se o que foi planejado está sendo cumprido.

No gerenciamento de projetos, a gestão de custos é um dos pontos mais importantes, uma vez que organiza as finanças e prevê qual será o gasto daquela execução.

A importância da gestão de custos em projetos

Numa realidade de crise econômica e investimentos incertos, é extremamente necessário ter um bom controle sobre os valores de um projeto, certo? Somente assim a empresa consegue compreender onde focar os investimentos do negócio.

Além disso, para casos de projetos que necessitam de um patrocinador, a gestão possibilita que ele só gaste o que realmente for necessário para a execução da tarefa. Este processo envolve o mapeamento dos gastos, assim como a análise do que realmente está sendo investido.

Digamos que você e sua equipe estão organizando um projeto, provavelmente você irá organizar a logística e outros detalhes operacionais, né? Se você fizer isso sem se atentar aos custos, o seu projeto pode fracassar até antes de estar finalizado.

Afinal, não adianta nada você ser muito atencioso na hora de estudar a viabilidade dos projetos se, na prática, os custos passam do orçamento que foi estipulado. Por isso, é muito importante a gestão de gastos para que uma empresa tenha sucesso.

Se você administrar bem os investimentos do seu projeto, muito provavelmente conseguirá desenvolver novas atividades com uma qualidade superior, sem ter grandes rombos no orçamento.

Por fim, vale ressaltar que uma boa gestão de cursos também permite que a sua empresa ofereça melhores serviços e produtos para o público.

Como fazer a gestão de custos em projetos

Para compreender melhor como fazer o gerenciamento de custos do seu projeto, separamos aqui algumas dicas. Confira:

1. Planejar o gerenciamento dos custos

O primeiro passo é sempre planejar. Ou seja, antes de tudo, você precisa determinar como a gestão de custos será feita, desde a escolha da metodologia até a elaboração de métricas sobre os custos do projeto.

Assim, há uma padronização maior sobre as unidades de medida, regras e níveis de desempenho do projeto.

2. Estimar os custos

Aqui, esse tópico está relacionado sobre prever os custos da execução do projeto, tomando como base as informações disponíveis, desde a análise de alternativas até a otimização de custos.

Vale ressaltar que o processo de estimar os custos que serão pagos pode ser atualizado ao longo do projeto, quantas vezes e quando precisar.

Para isso, a previsão de custos necessários para executar um projeto também inclui a análise sobre as reservas necessárias caso aconteça algum imprevisto, ou seja, reservas de contingência.

3. Determinar o orçamento

Como o próprio nome diz, essa etapa consiste em determinar a base de custos do projeto. Assim, a determinação do orçamento é realizada através da análise de atividades individuais ou de todo o projeto.

Sem uma linha base de custos, não é possível controlar e monitorar os gastos de um projeto. O processo de estimar e determinar os custos geralmente é feitos em conjunto entre todas as áreas envolvidas no projeto. 

4. Controlar os custos

Por fim, o controle de custos é o monitoramento dos custos do projeto ao longo da sua execução. Trata-se da comparação entre aquilo que estava previsto no orçamento com os custos reais. Caso os números não batam, o gestor do projeto deve tomar algumas ações para evitar que o custo do projeto não seja maior que o planejado.

Esse processo também leva em conta a atualização do orçamento e o gerenciamento das mudanças. Em outras palavras, sempre que alguém quiser alterar algo no projeto, esta alteração precisa se refletir no gerenciamento de custo. 

Dicas para manter o projeto dentro do orçamento

1. Faça revisões periódicas no orçamento

O orçamento é algo que muda ao longo do projeto, por isso, deve ser atualizado de acordo com as novas demandas que surgirem. Isso vai garantir que a previsão de custos seja o mais realista possível, cumprindo sua função de antecipar os custos.

2. Fique de olho no escopo do projeto

Delimitar o escopo sem a devida atenção pode tornar o seu projeto mais caro. Isto porque  se o gestor do projeto não sabe quais são as áreas da empresa necessárias para concluir o trabalho, fica mais difícil de chegar a estimativas corretas.

Nesse sentido, vale a pena investir recursos e esforços no planejamento de um bom escopo de gerenciamento de projeto. Outra questão muito importante é ficar atento às alterações que possam ocorrer ao longo do processo, como o envolvimento de mais pessoas da empresa. É preciso levar em conta que as mudanças podem gerar retrabalhos e custos maiores. 

3. Comunique os custos para a equipe do projeto

Essa dica é muito importante, pois, muitas vezes, dados a respeito dos custos do projeto não chegam a quem está executando. Porém, é essencial que o gestor de projetos se atente a essa questão e comunique as informações necessárias à sua equipe.

A transparência gera maior engajamento e conscientização dos colaboradores. Dessa forma, uma vez que o time sabe quais são os custos do projeto, existe maior chance do orçamento ser seguido.

Em suma, a gestão de custos em projetos é uma questão extremamente necessária para obter sucesso no que se planeja. É através dela que gestores e suas equipes conseguem compreender se o orçamento está sendo levado à risca.

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