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Conheça a ferramenta Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA nasceu como uma ferramenta administrativa, mas também serve para aprimorar de maneira contínua qualquer setor de uma empresa

POR Redação Whow! | 14/07/2021 12h57

Já ouviu falar sobre Ciclo PDCA mas ainda não sabe bem do que se trata? Então confira esse conteúdo exclusivo que preparamos para você. Afinal, essa ferramenta faz parte da avaliação de Performance de Pessoas e traz diversos benefícios na hora de organizar e solucionar problemas de uma empresa.

Nesse sentido, ao utilizá-lo você terá melhores resultados e ainda poderá se destacar frente à concorrência.

O que é Ciclo PDCA?

Criado por Walter A. Shewart na década de 1920, e aprimorado por outros estudiosos, o termo desenvolve cinco passos para solucionar problemas:

  1. Tomar conhecimento sobre a dificuldade;
  2. Identificar qual é o problema;
  3. Definir o problema;
  4. Planejar e definir soluções para o problema;
  5. Registrar o que aconteceu e quais soluções foram tomadas.

Dessa forma, o significado da sigla PDCA, se dá pelas iniciais das seguintes palavras em inglês: Plan (planejar), Do (executar), Check (controlar/checar) e Act (agir). Vale ressaltar que o ciclo nasceu como uma ferramenta administrativa, mas também serve para aprimorar de maneira contínua qualquer setor de uma empresa.

Isso porque ela proporciona, de uma maneira lógica, a resolução de algum problema e ainda aumenta o conhecimento dos gestores sobre o fluxo do trabalho.

Como ele funciona?

Agora que o conceito está explicado, vamos abordar como ele funciona. O ciclo PDCA serve para induzir melhorias na empresa. Ou seja, sempre que identificarmos um problema, o ciclo serve para gerar melhores oportunidades no processo de resolução.

Assim, na primeira etapa do ciclo, planeja-se uma meta e um plano de ação para atingi-la. Após isso, é preciso verificar a efetividade desse método, se ele foi positivo para a empresa ou não.

Se alcançarem os objetivos desejados, esse sistema passa a ser padronizado pela empresa. Caso contrário, há um novo planejamento de método e consequentemente, a elaboração de um novo plano de ação.

Em síntese, o PDCA é uma ferramenta voltada para garantir a qualidade dos processos de uma organização.

Separamos aqui, as etapas de ações do ciclo, confira:

  • Plan (planejamento): planejar o trabalho que deve ser realizado. Sempre através de um plano de ação feito após a identificação, reconhecimento e descoberta das causas do problema;
  • Do (execução): colocar em execução o planejamento prévio;
  • Check (checar): avaliar os resultados, mensurando a diferença entre o que foi feito e o que estava no planejamento;
  • Act (agir): atuar sobre essa diferença entre o projeto e a execução, ou então padronizar os bons resultados obtidos.

Motivos para utilizar o Ciclo PDCA

Para facilitar a visualização desse conceito na prática, separamos alguns motivos porque o Ciclo PDCA pode ser bom para a sua empresa, confira:

  1. Simplifica e possibilita uma gestão de processos de maneira mais efetiva;
  2. Para aplicar o Ciclo PDCA não é exigido grande conhecimento de ferramentas ou teorias de administração;
  3. Foca na qualidade do processo, gerando assim muitos resultados que refletem no aumento do valor do serviço e produtos das empresas;
  4. Possibilita um maior controle sobre o fluxo de trabalho;
  5. Fornece informações para que os gestores tenham um aprendizado constante;
  6. Engaja e motiva os funcionários, uma vez que mostra qual é o papel específico de cada um e como buscar melhorias constantes;
  7. Permite que sejam feitos testes a respeito das soluções para os problemas, validando ou não aquele planejamento, dependendo do resultado;
  8. Uma vez que há monitoramento frequente, o PDCA permite que custos sejam identificados previamente e até previne possíveis desvios;
  9. Diminui os custos com materiais e recursos humanos;
  10. Reduz o investimento de energia e tempo dedicados para resolver alguma demanda;
  11. Pode ser aplicado em qualquer segmento e qualquer departamento de uma empresa.

São diversos os benefícios de aplicar esse conceito na sua empresa. Principalmente porque ele permite mais assertividade nos projetos e ainda possibilita que líderes e gestores tenham um controle maior sobre os resultados da empresa.

Como aplicar o Ciclo PDCA

Esclarecido o conceito e explicados os motivos para utilizá-lo, vamos abordar como aplicar o Ciclo PDCA na sua empresa. Confira:

1ª etapa: PLANEJAMENTO

O primeiro passo é analisar as informações da sua empresa, para que assim consiga estabelecer objetivos e metas que correspondam com a realidade do seu negócio.

É importante que a elaboração desse plano resolva um problema da empresa. Por isso, eles devem ser desenvolvidos de acordo com as missões e valores da organização.

Após isso, é a hora de decidir qual será o caminho a percorrer e quais os métodos para atingir esses objetivos estabelecidos.

Digamos que você possui uma loja de artigos para celulares e um dos seus problemas é a demora para reposição do estoque de capinhas para iPhone.

Nesta etapa, você irá elaborar um plano para resolver essa questão, seja buscando novos fornecedores de capinhas ou até possíveis parcerias com outras empresas do mesmo segmento, por exemplo.

2ª etapa: EXECUÇÃO

Essa etapa é sobre a execução do plano. Aqui, você deve colocar em prática o planejamento que fez para resolver a sua questão de reposição do estoque. Decidiu mudar de fornecedor? Então é neste momento que você irá contratar uma nova empresa.

Vale lembrar que é necessário anotar os resultados obtidos, sejam eles bons ou ruins. Isso possibilitará o aprendizado necessário.

3ª etapa: VERIFICAÇÃO

Nesse tópico, a empresa deve verificar a execução do projeto e quais resultados ele gerou. Esta etapa serve para confirmar se o projeto foi feito da maneira correta e se os resultados foram satisfatórios.

Voltando ao exemplo da loja de artigos para celular, neste momento você irá analisar se essa mudança de fornecedor realmente resolveu o seu problema de falta de capinhas e, caso negativo, o que faltou então?

4ª etapa: AÇÃO

Aqui o empreendedor deve refletir sobre os resultados obtidos. Será feita divulgação? O que a sua empresa aprendeu?

Dessa forma, você irá determinar se essa mudança que foi feita vale a pena se tornar um padrão ou se foi apenas algo mais pontual.

Em suma, o Ciclo PDCA pode ser de grande ajuda para empresas que precisam passar por alguma mudança no seu modo de trabalhar. Até porque, ele serve para que tudo seja feito com muita calma, análise e aprendizado.;

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