Como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa? - WHOW

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Como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa?

Veja um passo a passo de como implantar rotinas e processos no seu negócio

POR Redação Whow! | 01/07/2021 15h11

Na sua empresa, as pessoas começam mas não terminam as atividades? Seus funcionários se perdem pelo meio caminho? Existe atraso na entrega das tarefas? Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, isso significa que, certamente, no seu negócio há falta de processos e rotinas.  Estes conceitos são responsáveis não somente por garantir uma boa entrega dos produtos e serviços, mas também para manter uma harmonia entre colaboradores. 

Leia este conteúdo para entender a importância, vantagens e conhecer um passo a passo para estabelecer rotinas e processos na empresa. 

Por que é importante estabelecer rotinas e processos?

Acima de tudo, ao estabelecer processos para cada atividade da sua empresa, ganha-se em produtividade. Afinal, leva-se menos tempo para descobrir o que e como deve ser feito. Nesse contexto, a proporção de erros também é menor. Com os processos e rotinas definidos, o empresário consegue ter uma visualização clara do que está acontecendo, facilitando o acompanhamento do desempenho do time. Este fica mais alinhado e unido, onde cada membro pode oferecer suporte ao outro, tendo em vista que todos estão na mesma página. 

3 vantagens em organizar a rotina e os processos da empresa

Até aqui, você já deve ter percebido como é importante organizar a rotina e os processos da sua empresa. Veja agora mais vantagens de aplicar este modelo na sua gestão.

1) Melhor controle e monitoramento

Na maioria das pequenas e médias empresas, o gestor acaba sendo o próprio empreendedor. E, dentre tantas atribuições, com os processos definidos e organizados, ele consegue controlar e monitorar o que acontece na empresa de forma mais fácil. 

Inclusive, algumas ferramentas gratuitas podem ajudar nisso. Uma delas é o Trello.

2) Maior previsibilidade

Você conhece a capacidade produtiva de cada funcionário? Sabe mensurar quanto tempo e quais recursos são necessários para cada processo? 

Assim, com os processos definidos, é possível mapear cada etapa das atividades e, consequentemente, estabelecer um padrão para cada uma. Dessa forma, pode-se estimar tudo que é necessário para as tarefas bem como o tempo de entrega para cada uma. Isso evita sobrecarga de trabalho entre os colaboradores e a diminuição na qualidade no que é oferecido pela empresa

3) Agilidade no mapeamento dos gargalos

Muitas vezes, os problemas chegam na mesa do gestor depois de vários clientes reclamarem, de várias vendas serem perdidas ou, até mesmo, de um dano à reputação da marca. 

Entretanto, isso acontece devido a falta de visualização dos processos da empresa. Assim, tendo eles organizados em rotinas e com padrões reconhecidos, os gargalos chegam à superfície de forma mais fácil e clara. 

Como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa?

Veja agora o passo a passo de como implementar rotinas e processos na sua empresa.

Mapeie o fluxo de atividades

O primeiro passo para estabelecer rotinas e processos na sua empresa é mapeando todas as atividades que envolvem cada um. Logo, para isso, observe, analise, ouça os colaboradores e também os clientes. Estes últimos podem apontar gargalos e melhorias para sua empresa. 

Comece a padronizar processos

Na sua empresa, cada recepcionista fala de uma forma? Ou, cada procedimento realizado é feito com uma ferramenta diferente? Ou seja,  isso é algo comum nas empresas que ainda estão crescendo. Porém, da mesma forma que cada funcionário executa uma atividade com um padrão diferente, cada cliente também terá uma percepção diferente do mesmo produto, serviço ou atendimento, o que não é positivo, afeta a qualidade e também a reputação do negócio. 

Observe e analise o que é padrão em cada em processo da empresa, ou seja, realize o mapeamento das atividades que se repetem em cada um deles. Depois, com a contribuição também dos colaboradores, decida qual é a melhor forma de executar tal tarefa, considerando os recursos disponíveis e a forma que mais agrega valor ao cliente

Categorize as rotinas

Organize e padronize a rotina de cada setor da empresa. Dessa forma, será mais fácil visualizar e estimar a quantidade de tempo necessária para o desenvolvimento de cada atividade.

Rotinas e processos: Distribua atividades por prioridade

Tudo é prioridade”. Você já ouviu essa frase? Ou então, você já disse isso? Definir as prioridades é um processo que deve ser feito antes da realização das próprias atividades. E, detalhe: nem sempre é o gestor o responsável por saber qual atividade merece ou não prioridade no momento. Dessa forma, reúna-se com os colaboradores para que juntos definam o que realmente é prioridade.

Delegue tarefas

Delegue tarefas, confie e aceite que erros virão. Para muitos gestores, é difícil realizar essa passagem de bastão. Contudo, o gestor não é um ser onipresente. Além disso, na maioria das pequenas e médias empresas, ele também é o dono do negócio e já possui muitas atribuições. Delegando, acaba sobrando mais tempo para que ele consiga focar em outras atividades da empresa que merecem atenção. 

Rotinas e processos: Monitore o desempenho 

Uma vez definidos os processos, eles precisam de acompanhamento, a fim de garantir de que serão cumpridos, bem como o que precisa ser ajustado novamente. Em resumo, isso deve ser realizado com afinco no início, quando os colaboradores ainda estão se acostumando com as mudanças. 

Quero implementar rotinas e processos na empresa: por onde começo?

Se você gostou da ideia de organizar todos os processos e rotinas da sua empresa, é a hora de colocar a mão na massa. A nossa dica é começar pelos processos mais simples e que envolvam o menor número de colaboradores possíveis. Portanto, vale ressaltar também que, nesse contexto, é muito mais válido focar em qualidade do que em quantidade dos processos mapeados. Outro ponto importante é que, não necessariamente, um processo que foi mapeado hoje não precisará de ajustes amanhã. Por isso, o gestor deve sempre estar atento à melhoria contínua das atividades realizadas. 

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