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Como criar um modelo de projeto do zero?

Um modelo de projeto é uma base para estruturar a construção de uma ideia. Assim, sua principal função é estabelecer padrões de um projeto.

POR Redação Whow! | 08/07/2021 16h58

Através de um bom modelo de projeto, os funcionários de uma empresa conseguem estabelecer novas ideias para o negócio. Isso tudo de forma harmônica, ágil, orgânica e precisa, com o intuito de melhorar o fluxo de trabalho.

Afinal, é muito importante que as empresas saibam quanto investem e desperdiçam em novas ideias. Por isso, separamos dicas de como criar o seu primeiro modelo de projeto. Confira o texto na íntegra e boa leitura!

O que é um modelo de projeto?

Basicamente, um modelo de projeto é uma base para estruturar a construção de uma ideia. Assim, sua principal função é agilizar o planejamento e estabelecer padrões de um projeto.

Além disso, também funciona como uma ferramenta para consolidar e disseminar a cultura organizacional de uma empresa. Afinal, um negócio costuma ter vários projetos, certo? Eles irão apresentar semelhanças por serem do mesmo segmento. Pois então, nesse caso o modelo de projeto pode atuar de maneira efetiva, principalmente se ele estabelecer cronogramas, prazos, atividade, documentos e a equipe que irá participar do projeto.

No entanto, caso não seja possível padronizar todo o projeto por ser algo mais complexo e incerto, também é possível definir os parâmetros de cada etapa. Dessa maneira, estabelece-se uma base para que a empresa consiga ter maior agilidade na execução das tarefas.

Motivos para estruturar os projetos

Para facilitar a compreensão, elencamos aqui alguns motivos para ter um modelo de projeto na sua empresa. Confira:

Agilidade para abrir um projeto

Quando a sua empresa possui um modelo de projeto, significa que ela também tem um roteiro de tópicos que irão auxiliar na reflexão sobre quais aspectos são mais importantes no processo. Ter essas informações padronizadas numa estrutura permite que a empresa tenha facilidade na requisição de um projeto. Isso evita que dados essenciais sejam deixados de lado.

Quando não há essa padronização, o processo interno fica desestruturado, pois cada setor tem o seu ritmo de produção. Isso pode ocasionar em desorganização e falta de clareza no fluxo de trabalho quando há mais de uma área da empresa envolvida.

Repetir resultados

Com certeza você já cozinhou algo uma vez na sua vida, certo? Então, você deve saber que, ao seguir uma receita, geralmente terá o resultado desejado naquele prato. Afinal, alguém já teve o trabalho de testar e descobrir o que funciona ou não. O mesmo acontece aos modelos de projeto. Ao estruturá-los e segui-los quando precisar, é muito mais provável que você conquiste bons resultados.

Consolidação de uma base de conhecimento

Empresas que usam modelos de projeto possuem maior maturidade para conseguir compreender e incorporar lições aprendidas ao longo do tempo.

Ou seja, com esse tipo de estruturação, as organizações conseguem aprender com os próprios erros e transformá-los em ativos organizacionais. Este processo evita o retrabalho e a frustração dos funcionários.

Mesmo que a estruturação do modelo, com o preenchimento de registros, formulários e templates, exija um pouco mais de esforço, a empresa terá com esses dados maiores condições de consolidar os seus processos. 

Como estruturar um projeto?

Modelo de projeto: Informações relevantes

Primeiramente, para criar um modelo de projetos você deve definir quais são os dados mais relevantes que devem constar em cada nova tarefa da sua empresa. Digamos que você possui uma livraria. Escreva quais são as informações importantes para cada vez que for cadastrar um livro, por exemplo.

Apesar de cada organização ter suas especificidades, algumas informações que geralmente constam nos modelos de projeto são:

  • a nomenclatura do projeto;
  • a categoria da tarefa;
  • o porquê dele estar sendo realizado;
  • qual o objetivo desejado;
  • para qual cliente está sendo feito;
  • como será estruturado a programação para realizar o projeto;
  • qual ou quais setores irão ser demandados;
  • descrição detalhada da tarefa;
  • escopo;
  • premissas e restrições.

Dessa forma, você conseguirá localizar mais facilmente o projeto dentro de uma organização. Além disso, o modelo permitirá compreender de maneira mais rápida quem ficará responsável por cada parte e quais são os resultados desejados com essa tarefa. Ainda vale ressaltar que, com essa organização, também é possível evitar a confusão entre projetos parecidos.

Modelo de projeto: Estrutura analítica de projetos

Nessa etapa, a empresa deve definir qual será a estrutura analítica dos projetos. Pensando mais amplamente, quais são as fases mais genéricas.

Continuando no caso da livraria, por exemplo, poderia ser as etapas para comprar os livros da editora. Quando os fornecedores poderão entregar? Como será feito o cadastramento dos livros? Como será feita a divulgação desses novos produtos?

No desenvolvimento de um software, por exemplo, existem etapas como levantamento de dados, desenvolvimento da tecnologia, homologação e testagem. Ao criar um modelo, a empresa precisa elaborar algo que sirva para a maioria dos casos.

Outro ponto importante, é que todo projeto deve levar em conta os riscos, o plano de comunicação e a análise geral do segmento, por exemplo. Por isso, no modelo de estrutura analítica de projeto, é possível criar uma forma de gerenciamento que será utilizada para mensurar a eficácia do projeto. É preciso deixar claro que essa relação pode variar para cada caso. Entretanto, estruturar essa prática permite que o trabalho seja otimizado.

Modelo de projeto: Duração e prazos

A partir do momento que a sua empresa já tem uma estrutura analítica construída, o próximo passo é estabelecer a duração e os prazos do projeto.

Afinal, em muitos segmentos, as tarefas precisam passar por diversas aprovações e validações no mercado. Por isso, é muito importante estipular que os prazos estejam alinhados com a realidade do mercado.

No exemplo da livraria, vale estruturar quanto tempo a sua empresa irá precisar desde o momento da solicitação, até poder oferecer o livro para os clientes.

Modelo de projeto: Papéis e responsabilidades

Essa etapa é fundamental para que o projeto possa sair do papel. Aqui é necessário estabelecer quais os tipos de profissionais que cada tarefa exige. É preciso também deixar claro quais são as responsabilidades de cada colaborador neste projeto e a quem serão cobradas.

Modelo de projeto: Criando e validando

Após realizar todas essas etapas, é a hora de realmente criar e validar o modelo de projeto. Vale lembrar que ele precisa ser amplo e eficiente, para que assim tenha uma longa validade para a empresa. Em suma, ter um modelo de projeto na sua empresa irá ajudar muito a conquistar os resultados esperados, através de exemplos que já apresentaram sucesso.

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