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Aprenda como montar o organograma da sua empresa

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As funções na sua empresa são bem definidas ou todo mundo faz tudo sem uma organização estabelecida? É muito comum nas pequenas e médias empresas que os cargos não estejam bem definidos e esse é um aspecto extremamente negativo para a organização e desempenho do negócio. A primeira forma de começar os cargos e suas respectivas funções é por meio do organograma.

Este é o primeiro conteúdo da série sobre organograma. Continue a leitura para entender a funcionalidade, a importância e como montar o da sua empresa. 

Conheça a funcionalidade de um organograma

Para começar, vamos relembrar o conceito sobre organograma? O organograma é um método utilizado para estruturar as equipes e, consequentemente, a empresa, no sentido de definir os cargos e funções, bem como as hierarquias. Este método serve para organizar e esclarecer o papel de cada colaborador dentro do negócio.

Dessa forma, fica claro, inclusive para os gestores, todas as relações hierárquicas e integrações entre os setores da empresa. Por se tratar de uma representação visual, o organograma acaba sendo de fácil compreensão para todos da empresa

Entenda por que é essencial ter um organograma

Se alguém perguntasse para você agora quais são as funções, setores e o que cada colaborador da sua empresa faz, seria fácil responder?

Nas micro, pequenas e médias empresas, geralmente são os próprios donos responsáveis pelos processos mais importantes da empresa. Porém, à medida que a empresa vai crescendo, crescem igualmente as responsabilidades e o tempo diminui.

Chega um ponto então que fica difícil estabelecer hierarquias e definir as lideranças de cada setor, por exemplo. Logo, o gestor fica sobrecarregado, e a empresa, desorganizada.  Ter um organograma é essencial para o funcionamento da empresa, uma vez que todos saberão com exatidão o que fazer, a quem reportar ou prestar contas de suas obrigações. 

Como montar o organograma de uma empresa

Organograma de uma empresa: Pesquisa

Vamos voltar à pergunta que fizemos no início deste conteúdo: você sabe o que faz cada colaborador da sua empresa? Ou melhor, você saberia especificar que cargos são essenciais para o desempenho das atividades do negócio?

Para fazer o organograma da sua empresa, faça uma pesquisa e análise interna de cada setor e de cada função que existe atualmente. Mas, caso a sua empresa ainda não tenha tantos funcionários, realize um benchmarking e busque referências de como negócios similares ao seu estão organizados.

Assim, a sua empresa já irá crescer previamente estruturada. E, caso seja necessário, é só realizar os ajustes e adaptações necessárias no organograma. 

Organograma de uma empresa: Funções e hierarquia

Depois desse mapeamento, é a hora de definir as funções e a hierarquia da sua empresa.

Perceba que se tratam de dois momentos distintos: o primeiro é apenas um estudo de como a sua empresa está atualmente, e o segundo é a organização de todo o pessoal da forma mais eficaz para a empresa.

Aqui, também vale realizar um benchmarking de como outras empresas do mesmo segmento que a sua estão estruturadas, a fim de extrair definições de cargos e funções que podem ser interessantes para o seu negócio.

Porém, é importante ressaltar um ponto interessante sobre as hierarquias e lideranças da empresa: os líderes devem ser escolhidos pelas suas habilidades técnicas, experiência e também pelas suas competências em relação à gestão de pessoas.

Organograma de uma empresa: Modelo adequado

Mapeadas e definidas as funções de cada colaborador, chega o momento de escolher qual será o tipo de organograma que será aplicado na sua empresa. 

São vários os tipos de organograma, porém os mais utilizados são:

  • o organograma vertical, que é o mais comum. Nele, a visualização da hierarquia é de cima para baixo, com algumas correlações entre os cargos;
  • organograma circular, utilizado por empresas com um nível mais alto de maturidade, uma vez que representa pessoas que tenham uma visão um pouco mais aberta sobre o mundo;
  • O organograma matricial, usado bastante por empresas que ainda não possuem uma definição mais clara sobre os cargos e/ou funções, bem como as hierarquias.

O mais importante no momento da escolha de um organograma é considerar o que mais representa a sua empresa. E, uma vez escolhido o modelo, não significa que ele será para sempre. Com o passar do tempo e o crescimento da empresa, um outro poderá ser adotado. 

Organograma de uma empresa: Etapas finais

Depois de desenhado o organograma, ele precisa ser confeccionado. O ideal é que ele esteja exposto fisicamente, para que todos os colaboradores visualizem com mais clareza toda estrutura montada.

No organograma, além das descrições dos cargos e da hierarquia, também é interessante colocar a foto, as informações de contato e a localização do colaborador, ou seja, se ele trabalha presencial ou remotamente.

Depois de estruturado, apresente o material à equipe. E, para finalizar, torne rotina a ação de deixá-lo sempre organizado e atualizado, a cada nova mudança de função ou chegada de um novo colaborador à empresa. 

Não sabe por onde começar? 

Agora que você já entendeu a importância de definir o organograma da sua empresa, deve estar se perguntando por quais setores começar. Afinal, é preciso que eles estejam organizados internamente para  a montagem do organograma final da empresa.

Nesse caso, a dica de ouro é começar pelo setor menor e mais simples, até os mais complexos. Mas, independente do nível de organização que a sua empresa esteja agora ou do tamanho, não deixe para depois e comece a estruturar o seu organograma.

Portanto, à medida que a empresa for crescendo, é só ir realizando as modificações necessárias. Assim, você garante o crescimento do negócio sob um terreno minimamente organizado.

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