7 dicas para desburocratizar rotinas do RHs e otimizar sua gestão - WHOW

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7 dicas para desburocratizar rotinas do RHs e otimizar sua gestão

O setor de recursos humanos têm passado por grandes transformações responsáveis por simplificar as rotinas e desburocratizar processos que antes levariam horas para serem realizados.

POR Marcelo Almeida | 30/11/2021 17h11

O RH sempre foi o setor que carrega a grande responsabilidade por administrar o que há de mais importante nas organizações: as pessoas.

São elas, afinal, que fazem as empresas funcionarem. São elas que criam as soluções para resolver eventuais problemas, e são elas que geram valor à empresa por meio de sua atividade produtiva.

Conhecida popularmente como uma área burocrática, o setor de recursos humanos têm passado por grandes transformações, as quais são responsáveis por simplificar as rotinas e desburocratizar processos que antes levariam horas para serem realizados.

Pensando em contribuir para esse cenário de facilitação, nós do Whow! pedimos à Convenia, HRTech com soluções voltadas para a digitalização e automatização dos processos de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP), que fizesse uma lista com 7 dicas principais que podem contribuir para esse processo de simplificação das rotinas internas.

7 dicas para otimizar a gestão do RH

1. Conhecer objetivos da empresa: Entender os objetivos da empresa é fundamental para criar um planejamento sólido para os recursos humanos. Isso porque são as diretrizes do negócio que vão embasar as necessidades de produção.

2. Definir metas: Estabelecer metas para a equipe ajuda os colaboradores a focarem nas atividades que foram planejadas e, assim, a otimizar os processos, uma vez que eles trabalharão em prol de um objetivo específico. Ter um planejamento bem definido vai auxiliar no engajamento e na produtividade dos colaboradores, já que eles vão saber o que está por vir e o que determinada atividade vai gerar de positivo para o setor.

3. Fazer mapeamento de processos: Os processos de RH, muitas vezes, são executados de forma reacional, reagindo às necessidades conforme elas vão aparecendo. Por vezes, o gestor nem mesmo tem entendimento completo sobre todas as questões que passam pela rotina do setor. O mapeamento de processos dá conta de observar e registrar cada tarefa desde sua solicitação até a execução. Essa metodologia é extremamente estratégica, pois dá uma visão ampla à gestão. Com o mapeamento, é possível entender quanto tempo está sendo gasto em cada atividade, se existem falhas e lacunas produtivas.

4. Comunicação transparente: O excesso de demandas complexas não pode fazer com que o RH trabalhe de forma isolada do resto da empresa. Estabelecer uma comunicação mais clara permite que o setor ganhe mais confiança e consiga se aproximar dos profissionais e do executivo. Implementar uma comunicação mais aberta e integrada traz benefícios ao RH, que consegue entender melhor seu público e, assim, pensar soluções mais efetivas e satisfatórias.

5. Digitalizar arquivos: A organização e o manuseio de inúmeros arquivos é um problema que torna o RH mais lento e suscetível a falhas. Lidar com diversas pastas e papéis impressos ocupa cada vez mais espaço, à medida que a empresa amplia e o número de funcionários e burocracias crescem. Uma solução prática para isso é a digitalização de documentos. Dessa forma, todos os arquivos passam a ser digitais, armazenados de forma prática e organizada em um servidor da empresa.

6. Ampliar o acesso às informações: Outra estratégia de otimização de processos de RH é a ampliação do acesso a informações por parte dos colaboradores da empresa e dos gestores das outras áreas. Muito do tempo dos funcionários de recursos humanos pode ser gasto ao precisar repassar informações simples, como a folha de ponto, os contracheques e o banco de horas. Oferecer o acesso direto a esse tipo de documento poupa tempo do RH e dos próprios colaboradores. Quando todos os arquivos são digitalizados ou estão integrados a um sistema, esse processo é simples e seguro.

7. Usar software de gestão: Muito da otimização de processos de RH está relacionado à tecnologia. Ela atua como uma parceira do setor, permitindo que as informações fiquem organizadas e sejam melhor administradas pela equipe. O uso de um software de gestão é uma necessidade primária do RH atual, que quer ser moderno e dinâmico, deixando de lado planilhas de Excel e documentos de papel. Esse tipo de ferramenta é responsável por dar conta de forma automatizada de diversos processos de RH como folha de pagamento, férias, admissões, entre outros. Usar um software de gestão diminui o índice de erros nessas tarefas, além de agilizá-las e poupar tempo da equipe.