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Eficiência

5 ferramentas de gestão e suas funcionalidades

As ferramentas de gestão facilitam a vida dos gestores e proporcionam vários outros benefícios. Aqui, entenda mais sobre o assunto e conheça as principais

POR Redação Whow! | 24/05/2021 08h33

Ferramentas de gestão são indispensáveis para qualquer empresa crescer. Entretanto, é muito comum encontrar uma certa resistência, de pequenos até grandes empresários, na aplicação delas nas empresas. Nesse sentido, isso se deve ao fato de que nem todos conhecem, ainda, os benefícios de aplicação eficiente desse tipo de ferramenta.  Portanto, aqui, listamos as principais vantagens e também as 5 ferramentas de gestão mais comuns. Continue a leitura, quem sabe sua empresa não está precisando da aplicação de uma delas?

O que é uma ferramenta de gestão?

Ferramentas de gestão são métodos e técnicas que auxiliam na tomada de decisão, aprimoramento de processos e ajustes nas oportunidades de melhoria das empresas. Nesse contexto, aplicando-as nas empresas, é possível acompanhar de perto todos os processos e ajustá-los. Veja agora as principais vantagens das ferramentas de gestão.

Vantagens das ferramentas de gestão 

“ Eu fiz do meu jeito e cheguei até aqui, não preciso disso”. Esse é um pensamento muito comum na mente de vários empresários. Como já dissemos, boa parte deles não conhece ainda os benefícios e vantagens da aplicação de um processo estruturado de melhoria, com as ferramentas de gestão. Dentre as principais vantagens das ferramentas de gestão, estão, por exemplo:

  • facilitar  o controle dos processos
  • ajuda no acesso à documentações importantes  e nos dados
  • impactam diretamente no ganho de produtividade e lucro.

5 ferramentas de gestão para implementar no seu negócio

Dessa forma, depois de explicarmos a importância das ferramentas de gestão, você deve estar se perguntando: qual é a melhor? Qual devo aplicar na minha empresa?  Listamos as 5 ferramentas de gestão mais comuns para implementar no seu negócio.

Ciclo PDCA

Acima de tudo, chegou a hora de implementar mudanças na empresa? Se sim, saiba que o Ciclo PDCA irá te ajudar bastante. As letras da sigla representam cada ação, em inglês, que devem ser executadas:

  • plan, plano ou planejar: planejar a mudança a ser aplicada, considerando os dados e informações;  
  • do, fazer: etapa destinada à execução do planejamento, conforme o que foi definido na etapa anterior;
  • check, checar, avaliar: momento de coleta e análise de todas as informações referentes aos resultados obtidos. 
  • act, ação, agir: etapa com foco na atuação sobre os problemas levantados até o momento, considerando os dados obtidos na etapa anterior, considerando sempre o objetivo inicial, descrito no planejamento. 

Portanto, o Ciclo PDCA pode ser aplicado para realização de treinamentos, redução e alocação de custos, bem como na melhoria dos processos de uma empresa. Afinal, ele atua em cima da resolução dos erros e problemas encontrados. 

Canvas

Em suma, por meio de sua aplicação, é possível ter uma visão geral, macro, de toda uma empresa e/ou projeto e, assim, tomar decisões mais estratégicas. Por ser colaborativa, auxilia o gestor a entender a forma de pensar dos colaboradores envolvidos Sobretudo, também chamada Business Model Canvas ou Quadro de Modelo de Negócios, é composta por 9 elementos a serem preenchidos sobre determinada situação ou oportunidade de melhoria:

  • receita: Quais são as melhores formas para captar receita?
  • relacionamento com clientes: como será feito e mantido o relacionamento com os clientes? 
  • segmentos de clientes: qual é o público-alvo da empresa e/ou ação? Como ele se comporta e quais suas necessidades? 
  • recursos-chave: como será criado o valor para o cliente?
  • Proposições de valor: o que torna a empresa mais competitiva na sua área de atuação? 
  • Atividades-chave: quais são as atividades diretamente relacionadas com meus pontos fortes, ou seja, com a proposição de valor?
  • Canais: onde os clientes serão encontrados? 
  • Estrutura de custos: quanto se gastará na empresa ou ação? 
  • Parcerias: quais serão as parcerias interessantes àquela empresa? 

Logo, o Canvas pode ajudar tanto empresas que estão começando no mercado quanto empresas mais experientes, por exemplo. 

Plano de Negócios

Assim, com certeza, você já ouviu falar em Plano de Negócio. Essa é uma das ferramentas de gestão mais importantes para se trabalhar em uma empresa. Ou seja, além de guiar os gestores de uma organização, o Plano de Negócios também é fundamental para quem deseja conquistar investidores e novos sócios para um empreendimento. Afinal, é um documento que oferece uma visão clara de cada envolvido da atividade.

5W2H

Em suma, a 5W2H consiste em um pequeno questionário. Nesse sentido , a sigla é composta pelas 5 perguntas em inglês e podemos descrevê-las da seguinte forma:

  • What (O quê):?
  • Why (Por quê)?
  • Where (Onde)?: 
  • When (Quando)?
  • Who (Quem)?: a?
  • How (Como)?: 
  • How Much (Quanto)?: 

Se é clareza e organização que você precisa, a ferramenta 5W2H é uma ótima opção. Em síntese, por ser adaptável, ela ajuda no acompanhamento das atividades diárias com foco na otimização do tempo. Assim, ganha-se produtividade.

OBZ

Afinal, o gargalo está no planejamento orçamentário? Se a resposta for sim, não se desespere: aplique a ferramenta de gestão OBZ. Ela tem o objetivo de definir os recursos financeiros mínimos necessários para se atingir uma meta. Então, para isso, a OBZ propõe a elaboração de um plano orçamentário específico a partir de uma base zerada, não levando em consideração os outros custos, despesas, receitas e investimentos da  empresa. Versátil, a OBZ é útil para organizações de diversos portes.

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